10 cze Opiekun sali
To osoba, która przygotowuje salę i niezbędne wyposażenie na spotkanie. Od tego jak wypełni swoje obowiązki zależy czy spotkanie rozpocznie się bez opóźnienia i przebiegnie sprawnie, bez zakłóceń spowodowanych przez brak jakiegoś narzędzia niezbędnego do pełniania ról przez poszczególne osoby funkcyjne na spotkaniu.
Jeśli jesteś opiekunem sali przyjdź na spotkanie wcześniej – aby zdążyć wszystko przygotować przed rozpoczęciem spotkania. Jeśli to sami członkowie klubu otwierają salę nie zapomnij zabrać kluczy (lub upewnij się, że osoba, która je posiada będzie na miejscu odpowiednio wcześnie). Również jeśli klubowe sprzęty nie są przechowywane w miejscu spotkań przynieś je wszystkie ze sobą (lub ponownie: upewnij się, że osoba, która je przechowuje na pewno dostarczy je na salę odpowiednio wcześnie).
Przychodząc na miejsce warto zacząć od przewietrzenia sali, ewentualnie włączenia klimatyzacji czy ogrzewania. Następnie ustaw krzesła, stoły, mównicę itp. tak, aby wszystko było ustawione optymalnie, scena zaaranżowana odpowiednio, a miejsca dla publiczności komfortowe, z dobrą widocznością na scenę. Rozstaw klubowy sztandar (zwróć uwagę czy wstęgi nie są zaplątane, odwrócone ani schowane z tyłu!) oraz roll-up.
Każda osoba obecna na spotkaniu powinna otrzymać:
– agendę,
– kartki do ewaluacji pisemnych (dla każdego tyle sztuk ilu jest mówców danego wieczoru),
– karteczkę do głosowania,
– długopis.
Z kolei każda osoba funkcyjna (toastmaster wieczoru, główny oceniający, chronometrażysta, kontroler płynności, gramatyk, oceniający mowę ciała, mistrz gorących pytań, ewaluatorzy) powinna dostać podkładkę, opis swojej roli, dla wygody może dostać również czystą kartkę na notatki (które będzie sporządzać podczas spotkania, żeby na koniec zdać raport).
Dla wybranych osób funkcyjnych powinieneś przygotować również ich atrybuty, niezbędne im w trakcie pełnienia swojej roli:
– dla chronometrażysty: dwa zestawy flag (zieloną, żółtą i czerwoną) oraz dzwonek (piszczałkę) do sygnalizowania niedozwolonego przekroczenia czasu (zgodnie z ustaleniami klubu),
– dla kontrolera płynności: dzwonek,
– dla gramatyka: tablicę suchościeralną oraz marker (do zapisania słowa dnia),
– dla ewaluatorów: podkładki plus czyste kartki na notatki.
Pełniąc funkcję opiekuna sali powinieneś przygotować również młotek (do sygnalizowania otwarcia i zamknięcia spotkania) oraz dyplomy: za najlepszą mowę, ewaluację oraz odpowiedź na gorące pytanie. Dyplomy daj do podpisu toastmasterowi wieczoru oraz prezesowi. Dobrze, żebyś miał pod ręką dodatkowe czyste (niepodpisane) dyplomy dla mówcy(ów) i ewaluatora(ów) na wypadek remisu.
Jeśli podczas spotkania uczestnicy noszą identyfikatory je również przygotuj. Opcjonalnie rozstaw też statyw dla fotografa czy operatora kamery.
W trakcie spotkania zwracaj uwagę czy nikomu niczego nie brakuje i bądź gotowy sprawnie mu to podać. Jesteś drugim po toastmasterze wieczoru gospodarzem spotkania – zadbaj więc właściwie o swoich gości!
No Comments